3 Schritte, mit denen Sie die Effektivität Ihrer Mitarbeiterbefragung steigern 

Jana Bruhn

Mitarbeiterbefragungen sind ein immer beliebter werdendes und wertvolles Tool in der Personal- und Organisationsentwicklung. Viele HR-Manager sind begeistert von der Idee und schreiten voller Motivation zur Tat – nur um dann festzustellen, dass sie von einer Flut an Daten überschwemmt werden und spätestens bei der Auswertung und dem Follow-up nicht mehr nachkommen. Die Folge: Ganze 73 % der von uns auf deutschsprachigen HR-Messen befragten Personaler:innen sind unzufrieden mit der Effektivität ihrer Mitarbeiterbefragungen. Wir zeigen Ihnen drei wichtige Schritte, mit denen Ihre nächste Mitarbeiterbefragung nachhaltig erfolgreich wird.  

3 Schritte, mit denen Sie die Effektivität Ihrer Mitarbeiterbefragung steigern 

Konzeption, Kommunikation, Aktion

Wer eine effektive Mitarbeiterbefragung durchführen will, benötigt eine Strategie – so viel steht fest. Dabei ist es wichtig, sich sowohl Gedanken über den strategischen Aufbau der Befragungen als auch über die gewünschten Ziele, die interne und externe Kommunikation und die für die Erreichung Ihrer Ziele relevanten Folgemaßnahmen zu machen.

Checkliste: Mitarbeiterbefragung abgeschlossen – was nun?

Nutzen Sie unsere Checkliste, um einen effektiven Follow-up-Prozess zu starten.

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Aus über 27 Jahren Erfahrung im Bereich der Mitarbeiterbefragungen können wir Ihnen die folgenden drei Punkte als wichtige strategische Leitlinien für effektive Befragungen an die Hand geben:  

1. Befragungslandschaft aufbauen

Die meisten Unternehmen denken beim Thema Mitarbeiterbefragung an eine groß angelegte Befragung für das gesamte Unternehmen, die meist in einem Zyklus von 1-3 Jahren wiederholt wird. Diese Form der Befragung schafft einen guten Überblick über den Status quo einer Organisation, ist jedoch auch mit einem immensen Aufwand hinsichtlich Konzeption, Planung und Auswertung verbunden. In den letzten Jahren hat sich daher im HR-Bereich eine neue Herangehensweise entwickelt. HR-Manager setzen verstärkt auf kurzzyklische, fokussierte Pulsbefragungen, bei denen kleinere Teams zu spezifischen Themen befragt werden. “Pulsbefragungen sind insgesamt schneller, dynamischer, fokussierter und in gewisser Weise minimalinvasiver als globale Mitarbeiterbefragungen und sind daher sehr gut geeignet, um den Besonderheiten einer modernen, agiler Arbeitswelt gerecht zu werden.”, erklärt Armin Trost, Professor für HR-Management und Organizational Behavior und einer der führenden HR-Experten in Deutschland. 

Pulsbefragungen sind insgesamt schneller, dynamischer, fokussierter und in gewisser Weise minimalinvasiver als globale Mitarbeiterbefragungen und sind daher sehr gut geeignet, um den Besonderheiten einer modernen, agiler Arbeitswelt gerecht zu werden.

Basierend auf den Erkenntnissen und aktuellen Entwicklungen in HR empfehlen wir, Stück für Stück eine sogenannte Befragungslandschaft aufzubauen, sprich eine Kombination aus globalen Befragungen des gesamten Unternehmens und regelmäßigen, fokussierten Pulsbefragungen zu konkreten Themen. Diese Landschaft ermöglicht es, nicht nur einen globalen Überblick zu erhalten, sondern auch spezifische Themen innerhalb der Organisationseinheiten tiefgehend und gezielt analysieren zu können.

Tipps:

  • Globale Mitarbeiterbefragung alle 1-3 Jahre
  • Ergänzend dazu Pulsbefragungen zu konkreten Themen oder fokussiert auf einzelne Teams

2. Strategisch kommunizieren

Ein weiterer entscheidender Aspekt einer effektiven Mitarbeiterbefragung ist die strategische Kommunikation, deren vorrangiges Ziel es sein sollte, Transparenz über Ziele, Abläufe und Themen wie Datensicherheit zu schaffen. Häufig bekommen wir mit, dass Mitarbeitenden das Vertrauen in Datensicherheit und Anonymität bei Mitarbeiterbefragungen fehlt und Unsicherheit darüber herrscht, ob der Arbeitgeber personenbezogene Antworten einsehen kann oder nicht. Dieses Misstrauen schmälert Beteiligungsquoten, Engagement seitens der Mitarbeitenden und entsprechend die Effektivität einer Befragung. 

Mit einem Plan zur strategischen, kontinuierlichen Kommunikation können Unternehmen dem jedoch entgegenwirken. Es empfiehlt sich hierbei, sowohl das Top-Level-Management als auch HR zu involvieren und bestehende Kanäle der Regelkommunikation, beispielsweise Mailings oder eine Mitarbeiter-App, für die Kommunikation rund um die Befragung zu nutzen. Darüber hinaus eignen sich auch Betriebsversammlungen, um den Kickoff des Projektes zu geben und Ziele, Abläufe und Gründe persönlich zu erläutern. Stellen Sie außerdem vor, während und nach dem Befragungsprozess Ansprechpersonen zur Verfügung, an die sich Mitarbeitende bei Fragen wenden können.

Tipps:

  • Kommunikatoren sollten Top-Management und HR sein
  • Kickoff-Veranstaltung persönlich und vor der gesamten Belegschaft
  • Kanäle der Regelkommunikation (z. B. Newsletter, Mitarbeitenden-App etc.) für Updates nutzen
  • Ansprechpersonen für Mitarbeitende zur Verfügung stellen

Guide: 8 häufige Fehler nach Mitarbeiterbefragungen – und wie Sie es besser machen.

Entdecken Sie hilfreiche Tipps, wie Sie Folgemaßnahmen nach einer Befragung effektiv aufbauen und umsetzen.

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3. Aktionsplan erstellen

Der dritte Aspekt zur Steigerung der Effektivität einer Mitarbeiterbefragung ist das Erstellen eines Aktionsplans, welcher auf Basis der ausgewerteten Ergebnisse sowie der vorab festgelegten Ziele basiert und die verschiedenen Unternehmensbereiche mit ihren Führungskräften in die Verantwortung nimmt, konkrete Maßnahmen einzuleiten und umzusetzen. Wir teilen den Aktionsplan gerne in zwei Phasen ein: die Phase der “unmittelbaren Maßnahmen”, sprich die ersten drei Wochen nach der Befragung, und die Phase der “langfristigen Maßnahmen”, sprich die darauffolgenden 10 Monate.  

Unmittelbare Maßnahmen (die ersten 3 Wochen nach der Befragung): 

Zunächst präsentiert Effectory die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung unmittelbar nach deren Auswertung dem Top-Management. Dieser Schritt dient dazu, einen Überblick über die Kernthemen zu schaffen und den Fokus für die weiteren Maßnahmen festzulegen. Eine Woche nach der Befragung erfolgt eine unternehmensweite Kommunikation, die die Hauptergebnisse und die daraus resultierenden Ziele und Erwartungen vermittelt. Dies könnte auch Bereichspräsentationen umfassen, die detaillierte Ergebnisse für spezifische Unternehmensbereiche vorstellen. 

Innerhalb von zwei Wochen nach der Befragung erhalten die Führungskräfte die Ergebnisse über ein Dashboard und nehmen an Schulungen teil. Diese Trainings zielen darauf ab, die Ergebnisberichte zu erläutern und die Erwartungen an sie im Folgeprozess zu klären, einschließlich der Planung und Umsetzung von Maßnahmen unter Einbeziehung der Belegschaft. Drei Wochen nach der Befragung finden dann Workshops mit Führungskräften und ihren Teams statt, um die Ergebnisse zu diskutieren, Prioritäten festzulegen und konkrete Aktionspläne zu entwickeln. Diese Phase endet üblicherweise mit der Dokumentation der geplanten Maßnahmen. 

Tipps:

  • Ergebnispräsentation vor Top-Management
  • Anschließend unternehmensweite Kommunikation der wichtigsten Ergebnisse, ggf. auch bereichsbezogene Präsentationen
  • Ergebnis-Dashboard an Führungkräfte mit anschließendem Training
  • Workshops mit Führungskräften & Teams zur Entwicklung von Aktionsplänen

Langfristige Maßnahmen und Monitoring (die folgenden 10 Monate nach der Befragung): 

Etwa ein bis zwei Monate nach der Befragung beginnt ein kontinuierliches Monitoring der eingeleiteten Maßnahmen. Dies beinhaltet quantitatives Reporting aus der Befragungsplattform sowie qualitatives Best-Practice-Sharing, welches in Form einer „Messe“ präsentiert werden könnte. Weiterhin wird in den Organisationseinheiten eine Hotspot-Befragung durchgeführt, die sich auf maximal 6-8 Fragen zu den zwei wichtigsten Themen konzentriert, die in den jeweiligen Einheiten identifiziert wurden. 

Drei Monate nach der Befragung wird ein MAB-Check durchgeführt. Diese kurze Folgebefragung dient dazu, den Fortschritt der Maßnahmen zu überprüfen und sicherzustellen, dass diese effektiv umgesetzt wurden und die gewünschte Wirkung zeigen. 

Fünf Monate nach der Befragung erstellt die HR-Abteilung einen Zwischenbericht, der einen Mix aus quantitativem Reporting und kreativen Inhalten, wie Interviews mit Führungskräften und Teams, die mit den Ergebnissen und Maßnahmen arbeiten, umfasst. Schließlich wird zehn Monate nach der Befragung ein Abschlussbericht durch HR erstellt, der die umgesetzten Ergebnisse und Initiativen zusammenfasst. Dieser Bericht dient auch dazu, die nächste Vollbefragung anzukündigen und die erzielten Fortschritte zu dokumentieren. 

Tipps:

  • Kontinuierliches Monitoring der Maßnahmenumsetzung mit kurzen Check-in-Befragungen
  • Dokumentation und Zwischenbericht durch HR
  • Abschlussbericht durch HR nach Umsetzung der Maßnahmen

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