Hoe het ROC Da Vinci College werkdruk verlaagd via medewerkerssonderzoeken en een succesvolle opvolgaanpak
Met ca. 700 medewerkers, 7000 studenten en meerdere locaties in Zuid-Holland heeft het Da Vinci College een belangrijke sleutelrol bij het opleiden van leergierige studenten. Maar ze hebben ook hart voor hun medewerkers. In tijden van een krappe arbeidsmarkt en een hoge ervaren werkdruk in het onderwijs, richt het Da Vinci College zich juist op structurele oplossingen om dit tegen te gaan. Sinds 2012 voeren zij, samen met Effectory, medewerkersonderzoeken uit om de tevredenheid en bevlogenheid onder medewerkers te verhogen, werkdruk te verlagen en medewerkers te behouden. De positieve resultaten laten zien dat goed luisteren naar je medewerkers zorgt voor een fijne werkcultuur én ook meer werkplezier. Sr. Beleidsadviseur Mens & Organisatie Iraja Rijken-Hospers neemt ons mee door het onderzoeksproces, deelt de concrete acties die zijn ondernomen en laat zien welke impactvolle resultaten hieruit zijn voortgekomen.
Het Da Vinci College is een regionaal opleidingscentrum in Zuid-Holland met ca.700 medewerkers. Zij bieden mbo-opleidingen aan in verschillende richtingen, zoals techniek, economie en Zorg & Welzijn, én hebben diverse bedrijfsopleidingen en trainingen, educatie- en inburgeringstrajecten en vavo in huis. Hun kracht zit in de persoonlijke aandacht en betrokkenheid die zij hebben voor hun studenten én medewerkers. Met hun visie Groei door Aandacht richten zij zich op de ontwikkeling van studenten, medewerkers en regionale samenwerkingen. Het Da Vinci College bouwt aan een omgeving waar talent tot bloei komt en ambities werkelijkheid worden. .
Sinds 2012 werkt het Da Vinci College samen met Effectory bij het uitvoeren van medewerkersonderzoeken. De MBO Raad faciliteert deze onderzoeken om zowel op schoolniveau als mbo-sectorbreed een goed vergelijkbaar beeld te krijgen op thema’s, zoals bevlogenheid, tevredenheid onder medewerkers en het werkgeverschap in de sector.
Sr. Beleidsadviseur Mens & Organisatie Iraja Rijken-Hospers heeft hierin een sleutelrol. Zij is al 25 jaar werkzaam bij het Da Vinci College en is sinds vijf jaar nauw betrokken bij het onderzoeksbeleid. Een van de grootste uitdagingen was het verhogen van het responspercentage, algemene tevredenheid en bevlogenheid onder medewerkers, en het verlagen van de werkdruk. Maar minstens zo belangrijk: medewerkers moesten het vertrouwen krijgen dat hun feedback serieus wordt genomen en daadwerkelijk wordt vertaald naar concrete acties:
“Het was voor ons belangrijk dat medewerkers zien dat hun feedback ertoe doet en daadwerkelijk leidt tot verbetering. Medewerkerstevredenheid is niet alleen een project van Mens & Organisatie, maar van ons allemaal.” — Iraja Rijken-Hospers, Sr. Beleidsadviseur Mens & Organisatie, Da Vinci College
Organisatiebrede onderzoeken met een analyse op vier niveaus
Om de gehele organisatie continu te verbeteren en de betrokkenheid van medewerkers te vergroten, is een breed medewerkersonderzoek uitgevoerd. De focus lag op specifieke onderwerpen en het was belangrijk om de resultaten op vier niveau’s te analyseren:
• Organisatieniveau: Het College van Bestuur, OR en M&O gebruiken de uitkomsten om strategische keuzes te onderbouwen, beleid op te stellen/aan te passen en prioriteiten te stellen.
• Sectorniveau: Directeuren vertalen de inzichten naar concrete sectorplannen, afgestemd op specifieke behoeften van de teams.
• Teamniveau: Elk team bespreekt gezamenlijk de resultaten en maakt een plan van aanpak met verbeterpunten.
• Individueel niveau: In een gesprek tussen de leidinggevende en de medewerker worden leerdoelen en persoonlijke ontwikkeling besproken.
“We wilden niet dat het onderzoek een op zichzelf staand iets zou zijn”, zegt Iraja. ”Naast een vitaliteitsscan (PMO) en een veiligheidsscan hebben we ook een werkdrukplan en een kwaliteitsagenda. Op basis daarvan zijn we in gesprek gegaan: wat zien we en waar willen we aan werken? Daarbij hebben we de nadruk gelegd op drie thema’s: werkdruk, vitaliteit en sociale & psychologische veiligheid.”
— Iraja Rijken-Hospers, Sr. Beleidsadviseur Mens & Organisatie, Da Vinci College
Medewerkersonderzoeken met focus op werkdruk en bevlogenheid
Het Da Vinci College richt zich met hun medewerkersonderzoeken zowel op bevlogenheid, werkgeverschap, werkmogelijkheden en eNPS als op specifieke onderwerpen, zoals werkdruk. Zo krijgen zij een goed overzicht van de gehele organisatie. De resultaten bieden waardevolle inzichten die worden omgezet in een gericht plan om de bevlogenheid te verhogen en medewerkers te behouden.
Onderzoeken voor Psychosociale Arbeidsbelasting
Door regelmatig PSA-onderzoeken uit te voeren, identificeert het Da Vinci College de indicatoren voor werkstress en een hoge werkdruk. Met deze resultaten worden actieve stappen ondernomen om psychosociale risico’s te voorkomen en aan te pakken. Zo voldoen zij aan de verplichtingen vanuit de Nederlandse Arbeidsomstandighedenwet.
Met werkdruk, vitaliteit, en sociale & psychologische veiligheid als hoofdthema’s heeft Da Vinci College een menukaart geïntroduceerd. Dit is een intern document met verschillende oplossingen om het plan van aanpak uit te voeren. Hier wordt voornamelijk vastgehouden aan de drie hoofdthema’s, maar er is ook ruimte om thema’s te introduceren op het gebied van: werkprocessen, werkvermogen, werkomgeving, teamdynamiek, samenwerking, leiderschap, communicatie, feedback en ontwikkeling. Zo krijgen teams de kans om zelf uit te kiezen wat het beste bij hen past en de werkdruk verlaagt.
De menukaart geeft teams een beeld van wat er mogelijk is, zegt Iraja. “We hebben bijvoorbeeld sportlessen geintroduceerd om de vitaliteit te verhogen en diverse workshops, trainingingen en webinars om met het verlagen van de ervaren werkdruk aan de slag te gaan. De teams bepalen zelf wat ze kiezen, niets is verplicht. Daar hebben we bewust voor gekozen, omdat de behoeften en wensen per team verschillen. Voor de een werkt een webinar heel goed, terwijl een ander team liever een fysieke sessie heeft met een coach. Zo bevorderen we het eigenaarschap en daarmee ook de kans van slagen.“
Iraja Rijken-Hospers, Sr. Beleidsadviseur Mens & Organisatie, Da Vinci College
De drie thema’s werkdruk, vitaliteit en sociale & psychologische veiligheid zijn van belang voor elk team. Daarnaast krijgen teams de vrijheid om eigen onderwerpen naar voren te brengen. Zo heeft elk team zijn eigen plan van aanpak.
We blijven continue monitoren hoe het gaat”, legt Iraja uit. “Het is belangrijk om te blijven evalueren en doelen bij te stellen waar nodig. Zo motiveren we teams om zelf aan de slag te gaan en blijven we gezamenlijk werken aan onze doelen. Rome is ook niet in een dag gebouwd en verandering vraagt aandacht en tijd. Tegelijkertijd zijn we als organisatie wendbaar en in staat om snel te schakelen. Sommige initiatieven kunnen direct worden geïmplementeerd, terwijl andere zorgvuldig moeten worden geanalyseerd. “We investeren bewust, samen met leidinggevenden en teams, om dit duurzaam te realiseren in de gehele organisatie.”
Iraja Rijken-Hospers, Sr. Beleidsadviseur Mens & Organisatie, Da Vinci College
Door het vertrouwen in het proces te versterken én de betrokkenheid van medewerkers te verhogen heeft Iraja, samen met de projectgroep en het bestuur, verschillende doelen voor het onderzoek vastgesteld. Het meten van algemene tevredenheid, bevlogenheid en werkdruk stonden hierbij centraal. Daarnaast werden concrete targets vastgelegd, zoals het verhogen van het responspercentage en het verbeteren van de scores rondom werkdruk en bevlogenheid. Door te luisteren naar hun medewerkers ziet het Da Vinci College meerdere verbeteringen en dat is terug te vinden in de cijfers:
“De focus van onze doelstellingen ligt op algemene tevredenheid en werkbeleving met als doel om de bevlogenheid bij de gehele organisatie te vergroten. Het responspercentage was de vorige keer 70% en bij ons laatste onderzoek wilden we minimaal 75% behalen. We zijn dan ook heel blij dat het percentage nu 85% is. Dat is een vooruitgang van 15%!”
Samen met Effectory blijft het Da Vinci College werken aan het verbeteren van medewerkerstevredenheid en het verlagen van de werkdruk binnen de organisatie. Wat begon als een brancheafspraak in het MBO, is inmiddels uitgegroeid tot een duurzame samenwerking.
De positieve ervaring die wij in al die jaren hebben opgedaan met Effectory en de vergelijkende branchecijfers zijn hierbij doorslaggevend”, zegt Iraja. “De portal van Effectory is ook erg gebruiksvriendelijk. Leidinggevenden kunnen precies zien hoeveel procent van hun medewerkers het onderzoek hebben ingevuld. Dit inzicht is erg duidelijk en geeft veel ondersteuning. We zijn er van overtuigd dat een medewerkerstevredenheidsonderzoek niet iets eenmaligs is en vinden het dan ook belangrijk dat het op alle niveaus in de organisatie leeft. Zo bereiken we met elkaar onze doelen.”
Iraja Rijken-Hospers, Sr. Beleidsadviseur Mens & Organisatie, Da Vinci College
