Privacy Policy

Deze Privacy Policy legt uit hoe Effectory B.V. en Effectory Deutschland GmbH (‘Effectory‘, ‘wij/we‘ of ‘ons/onze‘) je persoonsgegevens verzamelt, opslaat en gebruikt. Deze Privacy Policy is van toepassing op al onze diensten, waaronder onze website, https://www.effectory.com, en alle subdomeinnamen (de ‘Website‘) en onze in-house ontwikkelde software gehost op https://my.effectory.com en gerelateerde subdomeinnamen (het ‘Platform‘).

We zijn toegewijd aan de bescherming van je persoonsgegevens. De verwerking van je persoonsgegevens is onderworpen aan de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ((EU) 2016/679) (de ‘AVG‘), evenals de nationale implementatiewetten van de AVG. We hanteren de volgende principes om je privacy te beschermen:

• We verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn.
• We gebruiken persoonsgegevens voor de gespecificeerde doeleinden.
• We bewaren persoonsgegevens alleen voor de duur van het doeleinde.
• We zijn transparant over de verwerking van je persoonsgegevens .
• We delen je persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit in deze Privacy Policy is omschreven.
• We worden onafhankelijk gecontroleerd op naleving van toepasselijke wet- en regelgeving.

Inhoudsopgave

1. Wie zijn wij
2. Toepassingsgebied
   • Respondenten
   • Gebruikers
   • Klanten
   • Helpdesk
   • Bezoekers van de Website
   • Ontvangers van onze communicatie
   • Sollicitanten
3. Sub-verwerkers
4. Externe partijen
5. Hoe worden je gegevens beveiligd?
6. Internationale gegevensoverdracht
7. Data retentie
8. Jouw rechten
9. Cookies
10. Sites van externe partijen
11. Wijzigingen aan deze Privacy Policy
12. Contact

1. Wie zijn wij

Effectory B.V. is een in Amsterdam gevestigd bedrijf, met adres aan het Rokin 16, 1012 KR Amsterdam, Nederland, geregistreerd in het handelsregister onder nummer 72541644. Effectory Deutschland GmbH is een in München gevestigd bedrijf, met adres aan Karlsplatz 3, 80335 München, Duitsland, geregistreerd in het handelsregister onder nummer HRB164901. Je kunt contact met ons opnemen door het invullen van het contactformulier dat beschikbaar is op https://support.effectory.com/hc/nl/requests/new.

Met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens, treden we op als ‘verwerker’ (zie Respondenten tot Klanten hieronder) of ‘verwerkingsverantwoordelijke’ (zie Helpdesk tot Sollicitanten hieronder) in de zin van de AVG. Indien we als verwerker optreden, verwerken we persoonsgegevens namens onze klant, oftewel jouw werkgever. Indien we als verwerkingsverantwoordelijke optreden, verwerken we persoonsgegevens voor onze eigen doeleinden. Dit betekent dat we bepaalde wettelijke verplichtingen en verantwoordelijkheden hebben met betrekking tot onze activiteiten voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit privacybeleid informeert je over hoe Effectory deze verplichtingen en verantwoordelijkheden nakomt.

2. Toepassingsgebied

Deze Privacy Policy is van toepassing op de volgende situaties:

• wanneer je gebruik maakt van ons Platform als medewerker van een van onze klanten (een ‘Respondent‘), bijvoorbeeld na ontvangst van een uitnodiging om een vragenlijst in te vullen via ons Platform;
• wanneer je gebruik maakt van ons Platform als medewerker van een van onze klanten, anders dan in de rol van respondent (een ‘Gebruiker‘);
• wanneer je namens onze klant gebruik maakt van ons Platform;
• wanneer je contact opneemt met onze Helpdesk (per telefoon, e-mail of online op https://support.effectory.com);
• wanneer je onze Website bezoekt;
• wanneer je communicatie ontvangt van Effectory (een ‘Ontvanger’); en
• wanneer je solliciteert bij Effectory.

Respondenten

Voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals beschreven in deze paragraaf, is onze klant, d.w.z. jouw werkgever, verwerkingsverantwoordelijke. Effectory is verwerker en handelt uitsluitend op instructie van jouw werkgever.

Jouw werkgever bepaalt de doeleinden voor het gebruik van ons Platform en welke persoonsgegevens van Respondenten er aan ons worden verstrekt en verwerkt:

• om je uit te nodigen de vragenlijst in te vullen tijdens de responsperiode; en
• om betekenisvolle resultaten te berekenen tijdens de rapportageperiode.

Bijvoorbeeld: naam, personeelsnummer, (zakelijk) e-mailadres, geboortedatum, geslacht, datum van indiensttreding, manager/leidinggevende (ja of nee), opleidingsniveau, salarisschaal, type dienstverband, aantal uren (FTE), organogram.

Jouw werkgever baseert zich op een gerechtvaardigd en algemeen belang als juridische grondslag om medewerkersonderzoeken uit te voeren. Dit vloeit voort uit de wens om te begrijpen wat er speelt bij de medewerkers om zo het organisatiemanagement te verbeteren (‘goed werkgeverschap’) en de prestaties van de organisatie te optimaliseren. Het deelnemen aan een medewerkesonderzoek is vrijwillig.

Meer specifieke informatie, overeengekomen met jouw werkgever, over hoe we omgaan met je gegevens en de vertrouwelijkheid ten opzichte van je werkgever, is te vinden in de privacyverklaring op de online introductiepagina van jouw vragenlijst op ons Platform en op de support website van Effectory (https://support.effectory.com).

Onze klant, ofwel jouw werkgever, heeft Effectory toestemming gegeven om gebruik te maken van de in hoofdstuk 4 genoemde partijen (sub-verwerkers) om onze diensten uit te voeren. Onze klant, jouw werkgever, bepaalt hoe lang je persoonsgegevens veilig worden bewaard door Effectory. In principe worden je persoonsgegevens veilig opgeslagen voor de duur van het contract tussen jouw werkgever en Effectory, tenzij jouw werkgever ons anders heeft geïnstrueerd.

Gebruikers

Voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals beschreven in deze paragraaf, is onze klant, d.w.z. jouw werkgever, verwerkingsverantwoordelijke. Effectory is verwerker en handelt uitsluitend op instructie van jouw werkgever.

Jouw werkgever bepaalt de doeleinden voor het gebruik van ons Platform, en welke persoonsgegevens er aan ons worden verstrekt en verwerkt. Jouw werkgever baseert zich op zijn gerechtvaardigd belang als zijn wettelijke grond voor de verwerking. Voordat je toegang tot ons Platform kunt krijgen, heeft jouw werkgever al een account voor je aangemaakt en ons bepaalde persoonsgegevens verstrekt, bijvoorbeeld: naam, personeelsnummer, (zakelijk) e-mailadres, geboortedatum, geslacht, datum van indiensttreding, manager/leidinggevende (ja of nee), opleidingsniveau, salarisschaal, type dienstverband, aantal uren (FTE), organogram.

Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk, bijvoorbeeld om:

• je uit te nodigen voor het Platform;
• veilig toegang te krijgen tot het Platform;
• het Platform te gebruiken als Gebruiker, bijvoorbeeld om een vragenlijst te versturen;
• je uit te nodigen de vragenlijst in te vullen tijdens de responsperiode;
• betekenisvolle resultaten te berekenen tijdens de rapportagefase;
• toegang te verschaffen tot resultaten en actieplannen; en
• onze klanten te informeren over productupdates en nieuwe features.

Onze klant, jouw werkgever, heeft Effectory toestemming gegeven om gebruik te maken van de in hoofdstuk 3 genoemde partijen (sub-verwerkers) om onze diensten uit te voeren. Onze klant, jouw werkgever, bepaalt hoe lang je persoonsgegevens veilig worden bewaard door Effectory. In principe worden je persoonsgegevens veilig opgeslagen voor de duur van het contract tussen jouw werkgever en Effectory, tenzij jouw werkgever ons anders heeft geïnstrueerd.

Klanten

Om aan onze contractuele verplichtingen te kunnen voldoen, moeten we persoonsgegevens verwerken om onze klantrelatie te onderhouden. De persoonsgegevens kunnen naam, (zakelijk) e-mailadres en mogelijk andere basale persoonlijke gegevens die aan ons zijn verstrekt, zoals telefoonnummer, omvatten.

Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk, bijvoorbeeld om:

• contracten te sluiten en te beheren tussen de klant en Effectory;
• de klant en diens interne projectteam te ondersteunen bij succesvol gebruik van ons Platform;
• verzoeken voor mogelijke toekomstige features van het Platform te verwerken; en
• facturen naar de klant te sturen en voor andere relevante administratieve taken.

De persoonsgegevens worden veilig opgeslagen in overeenstemming met wettelijke vereisten, bijvoorbeeld voor het bijhouden van belastingadministratie en voor financiële accountantscontroles.

Helpdesk

Voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze paragraaf, is Effectory verwerkingsverantwoordelijke. Indien je contact opneemt met onze Helpdesk, kunnen de verwerkte persoonsgegevens je naam, (zakelijke) e-mailadres en andere basale persoonlijke informatie bevatten, zoals een telefoonnummer.

Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk, bijvoorbeeld om:

• een support ticket aan te maken waardoor we contact met je kunnen opnemen;
• je identiteit te verifiëren; en
• je verzoek of vraag te beoordelen en beantwoorden.

De persoonsgegevens worden veilig opgeslagen in overeenstemming met de wettelijke vereisten, bijvoorbeeld voor het bijhouden van de ticketgeschiedenis.

Bezoekers van de Website

Voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals beschreven in deze paragraaf, is Effectory verwerkingsverantwoordelijke en baseert zich op gerechtvaardigd belang of toestemming als wettelijke grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens. De verwerkte persoonsgegevens worden door jou verstrekt via de website en kunnen je naam, (zakelijk) e-mailadres, cookies en andere basale persoonlijke informatie bevatten, zoals een telefoonnummer.

Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk, bijvoorbeeld om:

• jouw verzoek(en) op te volgen;
• een demo of pitch van ons Platform aan te vragen;
• een proefaccount van ons Platform te regelen;
• relevante advertenties te verstrekken;
• toestemming te vragen om contact met je op te nemen;
• evenementen, cursussen, webinars en/of beurzen te organiseren;
• onderzoeks- en ontwikkelingsdoeleinden in onze gerechtvaardigd belang mogelijk te maken;
• onze diensten te analyseren en te verbeteren;
• onze Website te optimaliseren; en
• andere commerciële activiteiten uit te voeren.

Je persoonsgegevens worden veilig opgeslagen zolang als noodzakelijk is om het doeleinde te vervullen. Zie voor meer details over cookies en om je keuzes voor toestemming te beheren hoofdstuk 9.

Ontvangers van onze communicatie

Voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze paragraaf, is Effectory verwerkingsverantwoordelijke. De door jou verstrekte persoonsgegevens omvatten je naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsinformatie.

Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk, bijvoorbeeld om:

• mailings te versturen waarvoor je een opt-in hebt gegeven;
• je te bereiken met relevante communicatie;
• je communicatiekeuzes te beheren (opt-in, opt-out).

Je persoonsgegevens worden veilig opgeslagen, totdat je toestemming wordt ingetrokken. Je kunt je communicatie- en toestemmingskeuzes beheren via de link die in de mailings wordt verstrekt.

Sollicitanten

Voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals beschreven in deze paragraaf, is Effectory op verwerkingsverantwoordelijke op grond van gerechtvaardigd belang of toestemming. De persoonsgegevens die verwerkt worden omvatten naam, (privé) e-mailadres en andere basale persoonlijke gegevens, zoals een telefoonnummer of andere persoonlijke gegevens die aan ons verstrekt zijn via je sollicitatie en CV.

De persoonsgegevens zijn noodzakelijk om:

• contact met je op te nemen over je sollicitatie; en
• ons wervingsproces en prestatie te optimaliseren.

Je persoonsgegevens worden verwerkt gedurende de duur van je sollicitatie. Als we niet tot een arbeidsovereenkomst komen, zal Effectory je persoonsgegevens maximaal een maand bewaren. Daarna zullen we vragen of we je persoonsgegevens in onze talentenpool mogen bewaren, wat ons de mogelijkheid geeft om contact met je op te nemen in het geval van een relevante nieuwe vacature. Als je hiermee instemt, worden je persoonsgegevens nog 12 maanden bewaard. Na deze periode zullen we opnieuw om je toestemming vragen. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken.

3. Sub-verwerkers

Om de diensten op het Platform uit te voeren, heeft onze klant (jouw werkgever) Effectory toestemming gegeven om de volgende sub-verwerkers te gebruiken (relevant als je een Respondent of Gebruiker bent):

Organisatie	Aard van de Verwerking	Grondslag	Locatie
Microsoft	Het hosten van webtoepassingen en het opslaan van gegevens	Gerechtvaardigd belang	EU (EER)
MailJet	Het versturen van e-mailuitnodigingen om vragenlijsten in te vullen	Gerechtvaardigd belang	EU (EER)
Kombo	Optionele technische integratie voor de overdracht van medewerkersgegevens aan Effectory	Gerechtvaardigd belang	EU (EER)

4. Externe partijen

Als onderdeel van onze operationele bedrijfsvoering maken we gebruik van bepaalde externe dienstverleners, zoals:

Organisatie	Aard van de Verwerking	Grondslag	Locatie
CookieBot	Beheer van toestemming met cookies	Toestemming	EU (EER)
HotJar	UX analytics	Toestemming	EU (EER)
HubSpot	Beheer van contactpersonen	Nakoming van overeenkomst	EU (EER)
Microsoft	Samenwerking op kantoor, bijvoorbeeld e-mailen, telemetry en logging	Nakoming van overeenkomst	EU (EER)
Piwik PRO	Website-analytics	Toestemming	EU (EER)
PlanHat	Klantsuccesbeheer	Nakoming van overeenkomst	EU (EER)
Productboard	Roadmap en feature management	Nakoming van overeenkomst	EU (EER)
Vimeo	Video’s met uitleg en ondersteuning	Nakoming van overeenkomst	Dichtstbijzijnde locatie; Gebruikers uit Europa: EU (EER)
Zendesk	Ticketsysteem	Nakoming van overeenkomst	EU (EER)

Effectory kan mogelijk persoonsgegevens die zijn verzameld in het kader van deze privacy policy van Effectory B.V. bekendmaken aan Effectory Deutschland GmbH, en vice versa, om grensoverschrijdende samenwerking mogelijk te maken.

5. Hoe worden je gegevens beveiligd?

Effectory implementeert de nieuwste beveiligingsnormen om ongeautoriseerde toegang te voorkomen, de nauwkeurigheid van gegevens te behouden en het correcte gebruik van informatie te waarborgen. We implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om je informatie te beschermen.

Effectory is ISO 27001 en ISO 27701 gecertificeerd en heeft SOC 2 Type II assurance behaald. Deze certificaten worden aan Effectory toegekend door onafhankelijke, gespecialiseerde, externe auditors. De certificaten vormen wereldwijde standaarden die worden gebruikt om aan geïnteresseerde partijen het informatiebeveiligingsbeheer, het gegevensprivacybeheer en de betrouwbaarheid van Effectory te bewijzen.

Effectory selecteert en contracteert alleen externe partijen die gebruikmaken van passende beveiligings- en privacymaatregelen en voldoende garanties bieden, inclusief technische en organisatorische maatregelen, om de passende bescherming van de aan hen toevertrouwde gegevens te waarborgen. Actuele informatie over de huidige technische en organisatorische maatregelen van Effectory, evenals onze certificaten en nalevingsdetails, zijn in te zien op https://security.effectory.com.

6. Internationale gegevensoverdracht

Gegevens verwerkt door Effectory worden primair gehost en verwerkt binnen de EU. In gevallen waar verwerking buiten de EU plaatsvindt, worden alleen leveranciers uit derde landen ingeschakelt, die een adequaatheidsbesluit hebben ontvangen van de Europese Commissie en daarmee een passend niveau van gegevensbescherming hebben. Anders worden leveranciers geselecteerd op basis van bindende overeenkomsten die volledig voldoen aan de rechtmatigheid van overdrachten naar derde landen volgens de AVG modelcontracten.

Wij en onze verwerkers passen passende waarborgen toe om de privacy en veiligheid van je persoonsgegevens te beschermen. Daarom verwerken wij en onze verwerkers je persoonsgegevens alleen in overeenstemming met het beleid, zoals omschreven in deze Privacy Policy. Andere ontvangers van je persoonsgegevens kunnen overheidsinstanties zijn, voor zover we hiertoe wettelijk verplicht zijn, zoals belastingdiensten of financiële accountants.

7. Data retentie

We hanteren verschillende termijnen voor het bewaren van persoonsgegevens, afhankelijk van het type informatie, contractduur met onze klanten, wettelijke vereisten met betrekking tot bepaalde soorten gegevens en andere factoren. In principe stoppen we met het verwerken van je informatie wanneer (a) de werkgever geen klant meer is; of (b) je geen respondent of gebruiker van ons Platform meer bent. Als omstandigheid (a) of (b) zich voordoen en er geen wettelijke of contractuele verplichting bestaat om je informatie langer te bewaren, worden je gegevens verwijderd. We behouden ons het recht voor om alle informatie in onze archieven te bewaren die we noodzakelijk achten om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, geschillen te beslechten en onze rechten af te dwingen.

8. Jouw rechten

Je hebt bepaalde rechten als het gaat om de verwerking van je persoonsgegevens, zoals:

• het recht op informatie: je hebt het recht om duidelijke, transparante en gemakkelijk te begrijpen informatie te ontvangen over hoe we je persoonsgegevens gebruiken en wat je rechten zijn;
• het recht op inzage: je hebt het recht op inzage van je persoonsgegevens.
• het recht op rectificatie: je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn;
• het recht op gegevenswissing: je hebt het recht om het verwijderen van je persoonsgegevens aan te vragen wanneer we geen dwingende reden hebben om deze te blijven gebruiken. Dit is geen absoluut recht, uitzonderingen kunnen van toepassing zijn;
• het recht van beperking van de verwerking: je hebt het recht om verder gebruik van je persoonsgegevens te blokkeren of te onderdrukken. Wanneer de verwerking beperkt is, kunnen we je persoonsgegevens nog steeds opslaan, maar mogen we deze mogelijk niet gebruiken;
• het recht op overdraagbaarheid van gegevens: je hebt het recht om je persoonsgegevens te ontvangen en voor je eigen doeleinden opnieuw te gebruiken bij verschillende diensten;
• het recht van bezwaar: je hebt het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde soorten verwerking.
• het recht om je toestemming in te trekken: je hebt het recht om op elk moment je toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens in te trekken, als we de persoonsgegevens hebben verzameld en verwerkt met je toestemming. Intrekking van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking die voor de intrekking is uitgevoerd en heeft geen invloed op de verwerking die op andere wettelijke gronden wordt uitgevoerd;
• het recht om niet onderworpen te zijn aan geautomatiseerde besluitvorming: je hebt het recht om niet onderworpen te worden aan een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking (inclusief profilering) en die juridische of soortgelijke significante gevolgen voor je heeft;
• het recht om je af te melden: je hebt het recht om je af te melden voor de marketingcommunicatie die we je sturen. Je kunt van dit recht gebruikmaken door te klikken op de afmeldknop die onderaan de ontvangen berichten wordt weergegeven;
• het recht om te klagen: je hebt het recht om een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit over onze verzameling en ons gebruik van je persoonsgegevens. Voor meer informatie kun je contact opnemen met de lokale autoriteit voor gegevensbescherming.

Je kunt je rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via https://support.effectory.com/hc/nl/requests/new.

In sommige gevallen kan je verzoek worden ingeperkt. Als je bijvoorbeeld vraagt om het verwijderen van gegevens die nodig zijn voor het nakomen van wettelijke verplichtingen en het handhaven van onze wettelijke rechten, of als je vraagt om het verwijderen of wijzigen van gegevens van vragenlijsten waarvoor onze klant, je werkgever, de verwerkingsverantwoordelijke is, die zijn gronden voor verwerking baseert op gerechtvaardigde belangen.

9. Cookies

Cookies zijn kleine bestanden die op je apparaat zijn opgeslagen en door websites gebruikt kunnen worden om de gebruikerservaring relevanter en efficiënter te maken. Volgens de wet mag Effectory cookies opslaan op je apparaat als deze noodzakelijk zijn voor een correcte functionering van de Website. Voor andere soorten cookies, hebben we je toestemming nodig. Onze Website maakt gebruik van verschillende soorten cookies, waarvan sommige worden geplaatst door diensten van externe partijen die we gebruiken.

Je kunt hier op elk moment je instemming met cookies beheren: je toestemming verlengen, bekijken of wijzigen. Effectory gebruikt CookieBot om je cookievoorkeuren te beheren. CookieBot geeft zelf ook informatie over de cookies die we gebruiken, zodat je een geïnformeerde keuze kunt maken.

De cookies die we gebruiken zijn onder andere:

• Noodzakelijke cookies: deze zorgen voor basisfuncties zoals paginanavigatie en toegang tot beveiligde omgevingen, waardoor de Website functioneert;
• Voorkeurscookies: deze zorgen ervoor dat een website informatie, die het gedrag en ontwerp van de website beïnvloedt, kan onthouden, zoals je geselecteerde taal;
• Statistische cookies: deze helpen ons te begrijpen hoe onze Website of het Platform wordt gebruikt om toekomstige bezoeken te optimaliseren, bijvoorbeeld welke soorten apparaten worden gebruikt en hoe lang het duurt om de Website of het Platform op je apparaat te laden;
• Marketingcookies: deze worden gebruikt om websitebezoekers te volgen wanneer ze verschillende websites bezoeken. Het doel ervan is om advertenties te tonen die afgestemd zijn op en relevant zijn voor de individuele gebruiker. Marketingcookies zijn enkel van toepassing op de Website, niet op het Platform;
• Ongeclassificeerde cookies: dit zijn nieuwe of onbekende cookies die Effectory en/of andere partijen nog aan het classificeren zijn.

10. Sites van externe partijen

Onze Website kan links bevatten naar andere websites die worden beheerd door externe partijen. Let op dat deze Privacy Policy alleen van toepassing is op de persoonsgegevens die via deze Website en onze diensten worden verzameld. We zijn niet verantwoordelijk voor persoonsgegevens die externe partijen mogelijk verzamelen, opslaan en gebruiken via hun websites. We raden je aan het privacybeleid van deze externe partijen te checken.

11. Wijzigingen aan deze Privacy Policy

Deze Privacy Policy is voor het laatst bijgewerkt in februari 2024 en vervangt onze vorige Privacy Policy. Controleer regelmatig op updates van deze Privacy Policy om op de hoogte te blijven. Als er in de toekomst wijzigingen worden aangebracht aan deze Privacy Policy, wordt de herziene toepasselijke Privacy Policy gepubliceerd op onze Website. Als er wijzigingen worden aangebracht die mogelijk een aanzienlijke invloed op je hebben, zullen we ons best doen om je over die wijzigingen te informeren.

12. Contact

In geval van vragen of klachten over de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact met ons opnemen door het contactformulier in te vullen, beschikbaar op https://support.effectory.com/hc/nl/requests/new.