Exact’s succesverhaal over medewerkersbevlogenheid

• Facebook
• X
• Linked In

Exact levert cloudgebaseerde zakelijke software voor kleine en middelgrote ondernemingen en accountantskantoren. Sinds de oprichting in 1984 is het bedrijf uitgegroeid tot een thuis voor 1850 professionals, die producten ontwikkelen en verbeteren voor 550.000 bedrijfsadministraties en meer dan 10.000 accountantskantoren, voornamelijk in Nederland en België. 

Niet verwonderlijk voor een organisatie die zelf oplossingen ontwikkelt om bedrijfsgegevens te organiseren en realtime gegevens te verschaffen voor weloverwogen besluitvorming, besloot het HR-team van Exact enkele jaren geleden om ook voor de personeelsstrategie een datagestuurde aanpak te gaan volgen. 

Het bedrijf wilde gaan werken met een tool om veilig en gemakkelijk inzichten van hun medewerkers te verzamelen, zodat ze deze informatie konden gebruiken om hun strategieën op de toekomst af te stemmen. Uiteindelijk kozen ze voor Effectory, omdat dit product voldeed aan hun hoge eisen voor: 

1. betrouwbaarheid van gegevens 

2. benchmarking binnen de sector 

3. gebruiksgemak 

Bevlogen medewerkers staan centraal in het werkgeversmerk 

Exact voert sinds enige tijd een campagne voor ’employer branding’, met medewerkers die worden voorgesteld als 3D-avatars. De campagne wordt gevoerd op reclameborden (zoals op de Exact-tram van Delft naar Scheveningen) en online. De reclamecampagne is bedoeld om een van de kernwaarden van Exact naar voren te brengen: een open en gastvrije organisatie zijn. Het softwarebedrijf wil een gevarieerd aanbod van nieuw talent aantrekken, en adverteert ermee dat mensen bij Exact een echte kans krijgen om zich te ontwikkelen. 

Ze gebruiken de medewerkersenquêtes van Effectory voor hun missie om een organisatie te zijn waar de mens centraal staat en iedereen de kans krijgt om de beste versie van zichzelf te zijn. Tot 2019 had Exact geen vaste leverancier voor personeelsenquêtes, maar het bedrijf wilde een voortrekkersrol vervullen door eNPS-enquêtes te gaan houden. In de woorden van Jacqueline van den Berg, HR Data, Process & Technology Lead: “HR wordt steeds meer een datagestuurd team”. Florien de Nijs, Chief HR Officer van Exact: “We wilden laten zien dat we oprecht belang stellen in wat onze mensen te zeggen hebben”. 

Het hybride model voor de toekomstige manier van werken werd bij Exact bijvoorbeeld niet alleen door het management ontwikkeld, maar was mede gebaseerd op de inbreng van alle medewerkers. Door de Effectory-surveys kwam Exact erachter dat verschillende afdelingen en mensen andere behoeften en ervaringen hebben. 

Het bedrijf ontwikkelde een aanpak waarbij de medewerkers zelf afspraken maken over wat voor hen als team het beste werkt. Een ander programma dat Exact dankzij medewerkersfeedback heeft ontwikkeld, is een leiderschapsroute voor medewerkers. Hierbij volgen managers vier leertrajecten om hun vaardigheden en visie verder te ontwikkelen. 

Van jaarlijkse peilingen naar continue feedback 

Toen ze Effectory eenmaal aan boord hadden, begonnen ze met een jaarlijkse survey van 80 vragen. Maar sinds het begin van de coronacrisis is het bedrijf overgestapt op kortere pulse surveys, die ze vier keer per jaar houden. 

Als je mensen gemotiveerd wilt houden om feedback te geven, moeten ze de surveys probleemloos in een mum van tijd kunnen invullen. 

Florien De Nijs

Het team onderstreept dat HR niet alléén bepaalt wat er op de ‘HR-agenda’ van een bedrijf staat. Florien legt uit: “In plaats van naast de medewerkers te staan, willen we één met hen zijn. Daarom laten we de stem van onze mensen de agenda bepalen. Het is aan onze werknemers om te beslissen of wij een ‘beste werkgever’ zijn en of we het allemaal goed aanpakken.” Door de mening van de medewerkers regelmatiger te peilen, kan HR beter in het oog houden wat er goed gaat en wat beter kan. 

Het effect van medewerkersfeedback aantonen 

Exact werkt met interne communicatie die ze zelf omschrijven als ‘krachtig en transparant’. Bij de interne rapportage over medewerkersfeedback zijn eerlijke communicatie en het stellen van duidelijke verwachtingen beide van groot belang. 

Om een hoge respons en representatieve gegevens te verkrijgen, zijn de timing en het proces cruciaal, evenals de betrokkenheid van het management. Managers kunnen hun medewerkers aanmoedigen om de surveys in te vullen. En door te reageren op de actiepunten die uit de feedback naar voren komen, kunnen ze laten zien dat de mening van de medewerkers een concrete impact heeft. Dit maakt het proces voor continue feedback geloofwaardig. 

Effectory zet de feedback om in data, die de HR en het management kunnen attenderen op gebieden die extra aandacht vereisen. Na verloop van tijd krijgen organisaties betere inzichten in trends en gewoontes, wat niet haalbaar is met informele feedback. 

We laten altijd zien dat we gehoord hebben wat mensen zeggen, en welke beslissingen we op grond van die feedback hebben genomen.

Florien De Nijs

De actiepunten die uit de analyse van de data naar voren komen, zijn niet alleen bestemd voor de HR-afdeling. Bij Exact nemen alle afdelingen de uitkomsten van de surveys serieus. Ze bestuderen de antwoorden op de open vragen en bedenken acties om daarop in te spelen. Jacqueline zegt dat de feedbackstrategie “een project voor het hele bedrijf” is. 

Florien voegt daar nog aan toe: “We wilden alle negatieve associaties vermijden die mensen vaak hebben met feedback en enquêtes. Het gaat erom dat we mensen meer macht willen geven en dat we écht iets met de informatie doen. Je moet niet alleen even de vakjes aanvinken en dan gewoon doorgaan.” 

Werken met medewerkersfeedback betekent niet alleen dat je dingen moet veranderen, maar ook dat je best practices permanent moet maken. “We hebben gemerkt dat de collega’s onze transparantie en ook de trainingsprogramma’s erg op prijs stellen”, zo meldt Florien. 

Overwin de HR-uitdagingen van morgen door naar medewerkers te luisteren 

Voor de langere termijn kijkt het HR-team van Exact naar de medewerkerservaring in het algemeen, en naar manieren om deze te verbeteren. 

Vorig jaar heeft de onderneming een nieuwe waardenset ingevoerd als leidraad voor de mensen in de organisatie. Kort daarna werd er een enquête gehouden om te testen of de medewerkers deze waarden herkenden en dagelijks beleefden. In latere enquêtes zal worden gecheckt of medewerkers ook inderdaad doen wat ze zeggen dat ze doen. 

We willen innovatief zijn en de software en tools verder ontwikkelen. Alles moet met één klik kunnen: snel en veilig.

Florien de Nijs

Een actuele uitdaging is de strijd om talent, vooral als het gaat om ontwikkelaars en software engineers. Daarom moet Exact een sterk verhaal hebben over de bevlogenheid van zijn medewerkers. Een goede manier om talent aan te trekken, is te zorgen dat Exact een plaats is waar mensen zich kunnen doorontwikkelen en verder groeien. 

Florien: “Een van onze waarden is dat we ‘altijd blijven leren’. Dus we bouwen aan een lerende cultuur, maar niet een cultuur waarin leren alleen bestaat uit cursussen. We streven naar een cultuur waarin doorlopende feedback, intercollegiale coaching en andere manieren van leren tijdens het dagelijks werk even belangrijk zijn als formele opleidingsprogramma’s.” 

Een effectieve partner voor medewerkersfeedback 

Over de keuze van Effectory zegt Florien dat ze bij het kiezen van een enquêtetool ook hebben gelet op het gebruiksgemak. “En het gaat ook om benchmarking. Effectory heeft heel goede benchmarkdata in vergelijking met de concurrentie.” Voor Jacqueline zijn de look & feel belangrijk, en met Effectory kunnen ze hun eigen tone of voice gebruiken in de berichten en de inhoud: 

“De belangrijkste reden waarom we Effectory boven de concurrentie verkozen, was de betrouwbaarheid van de data die we van onze medewerkers kunnen verzamelen. Bovendien heeft Effectory ervaren consultants die ons helpen de feedback toe te passen.” 

Florien tot slot: “Als je geen feedbackcultuur hebt, loop je veel informatie mis. De clou is dat je het eenvoudig moet houden. Het belangrijkste is dat je gewoon begint met surveys, en al doende leert. Uiteindelijk zal de feedback je helpen om je agenda vorm te geven en de bevlogenheid van je mensen te vergroten.”