De interne organisatie speelt een belangrijke rol in het succes van een organisatie. Stafdiensten faciliteren namelijk niet alleen de primaire organisatie, ze zorgen steeds vaker dat de primaire organisatie haar werkzaamheden daadwerkelijk beter kan uitvoeren. Stafafdelingen worden dan ook geacht ervoor te zorgen, dat medewerkers effectief, efficiënt en klantgericht kunnen werken. In de praktijk blijkt echter dat de relatie tussen stafafdelingen en de primaire organisatie niet altijd even soepel loopt.
De toegevoegde waarde van de interne organisatie
De interne organisatie: een geoliede machine
Bent u benieuwd hoe goed uw stafafdelingen functioneren? Hoe zet u de stafafdelingen op scherp en bent u benieuwd hoe u dit in kaart brengt? Het volgende model helpt u hierbij.
Identiteit
Als organisatie heeft u bepaalde kernwaarden hoog in het vaandel staan. Het is van belang dat iedereen binnen uw organisatie deze kernwaarden uitstraalt, ook de stafafdelingen spelen daar een belangrijke rol in. Een klantgerichte organisatie begint bij interne klantgerichtheid.
Tevredenheid
Welke (staf)afdelingen faciliteren de primaire organisatie? Deze stafafdelingen leveren producten en/of diensten aan interne klanten (de medewerkers van de primaire organisatie). Zo faciliteert de ICT afdeling bijvoorbeeld technische systemen en bieden zij hulp bij ICT problemen. Interne klanten hebben daarbij te maken met de processen en dienstverlening er omheen. Is het duidelijk hoe problemen gemeld kunnen worden en wordt de interne klant daadwerkelijk snel geholpen? En hoe wordt de relatie ervaren tussen de interne klanten en de medewerkers van stafafdelingen? Zijn de medewerkers vriendelijk, deskundig en komen ze afspraken na?
Toegevoegde waarde
Het is van belang dat u inzicht krijgt in de tevredenheid op elk niveau en per stafafdeling. Vraag de interne klanten om feedback over elk onderwerp. Daaruit kunt u namelijk afleiden waar en welke toegevoegde waarde ervaren wordt door interne klanten. Achterhaal hoeveel invloed elk onderwerp heeft op de tevredenheid. Zo weet elke afdeling wat goed gaat en wat verbeterd moet worden.
Interne organisatie
Met de uitkomsten zet u uw stafafdelingen op scherp. Elke stafafdeling kan met de eigen prioriteiten aan de slag om de effectiviteit, efficiëntie en klantgerichtheid te verbeteren. Als alle stafafdelingen met de eigen prioriteiten aan de slag gaan én deze verbeteren, brengt u uw interne organisatie naar een hoger prestatieniveau. Dit heeft grote invloed op de prestatie van uw gehele organisatie. Als de primaire organisatie optimaal gefaciliteerd wordt door de stafafdelingen, kunnen zij ook effectiever, efficiënter en klantgerichter werken.
Imago
U merkt vervolgens dat deze geoliede machine niet onopgemerkt blijft. Zowel klanten als leveranciers waar uw organisatie mee samenwerkt, plukken de vruchten van deze klantgerichtheids- en efficiëntieslag. Een positief effect op uw imago.