Bezuinigen op personeelskosten: veel organisaties ontkomen er op dit moment niet aan. Reorganiseren betekent per definitie een turbulente tijd voor uw organisatie. Er moet afscheid genomen worden van collega’s, een manier van werken en daarmee van een vertrouwde dagelijkse routine. Effectory bevraagt jaarlijks meer dan 300.000 medewerkers in Nederland; de meerderheid hiervan geeft aan ontevreden te zijn over de manier waarop hun organisatie reorganiseert (gemiddelde score: 4,6). Waar ligt dit aan en hoe gaat u er mee om? Drie aandachtspunten om vooraf bij stil te staan.
Werk aan de winkel: Medewerkers geven een 4,6 voor reorganisaties
1. Betrek uw medewerkers
Een verandertraject zonder de steun en inspanningen van medewerkers kan niet succesvol verlopen. Zij zijn per slot van rekening de drijvende kracht achter de organisatie. Bovendien zijn zij ook degenen die direct met de veranderingen te maken krijgen. Hoe kan het dat medewerkers aangeven ontevreden te zijn over reorganisaties?
- Er heerst onvrede over de manier waarop met medewerkers wordt omgesprongen tijdens het verandertraject (gemiddelde score van een 4,8). Dit geldt zowel voor medewerkers die geraakt worden door het proces als voor medewerkers die onderdeel uitmaken van het proces.
- De vraag ‘is het werkproces door de reorganisatie verbeterd?’ wordt daarnaast beoordeeld met een 4,4. Medewerkers zien het nut van de verandering dus vaak niet in. Dit is vanzelfsprekend een absolute voorwaarde om er achteraf met een goed gevoel op terug te kijken.
Communicatie is de sleutel om deze onvrede weg te nemen. Hier is een belangrijke rol weggelegd voor de leidinggevende! Elk team moet uiteindelijk antwoord op de volgende vragen kunnen geven:
- Waarom is de reorganisatie noodzakelijk? Wees duidelijk over de visie en de doelstellingen van de organisatie. Geef aan waarom bepaalde keuzes gemaakt moeten worden.
- Hoe wordt de reorganisatie uitgevoerd? Wat er moet gebeuren staat misschien vast, maarhoe dit wordt ingevuld, kunt u bespreken. Luister naar uw medewerkers: geef ze de kans input te geven.
- Wat zijn de gevolgen van de reorganisatie? Wees hier duidelijk over, voor zover deze te overzien zijn. Wees open en ga zo concreet mogelijk in op de situatie van uw medewerkers.
2. Breng uw organisatie in kaart
Welke keuzes leveren uiteindelijk de meeste winst op voor uw organisatie? Om dit te bepalen, is het van belang uw organisatie vooraf grondig door te lichten. U kunt elk team op 2 pijlers beoordelen:
- Kijk om te beginnen naar de instelling van de medewerkers (denk aan tevredenheid, motivatie, loyaliteit en betrokkenheid). Zijn zij positief ingesteld en bereid wat extra’s bij te dragen?
- Neem daarnaast de prestaties van elk team kritisch onder de loep. Hoe is het gesteld met de efficiëntie, effectiviteit, klantgerichtheid, het ziekteverzuim? Met andere woorden: wat zet het team feitelijk neer? Wat draagt het bij aan het totale succes?
Hoe groter uw bedrijf, hoe moeilijker het is om het functioneren van alle teams goed te overzien. Misschien heeft u wel een gevoel waar pijnpunten zitten, maar blijft het lastig om dit precies te benoemen. Helder inzicht in uw organisatie is essentieel voorafgaand aan een veranderingstraject. Effectory ontwikkelde hiervoor de Organisational X-ray. De naam zegt het al: dit onderzoek is vergelijkbaar met een röntgenscan waarbij uw totale organisatie onder de loep wordt genomen. Per organisatieonderdeel ziet u een score op alle belangrijke HR-variabelen. U ziet in een oogopslag waar de sterktes en zwaktes in uw organisatie zich bevinden.
3. Motiveer de achterblijvers
Is duidelijk wat de reorganisatie straks voor impact heeft? Denk dan alvast na over de medewerkers die u gaat behouden. Ontslag veroorzaakt onrust: ook bij de achterblijvende collega’s. Zij hebben straks extra aandacht nodig.
Uit onderzoek van Effectory blijkt dat de loyaliteit van medewerkers geneigd is te dalen tijdens en na verandertrajecten. Het gevoel van verbondenheid wordt minder, wanneer medewerkers zien dat het opeens voorbij kan zijn. Schuldgevoelens (waarom moest mijn collega weg en mag ik wel blijven?), stress (ben ik de volgende keer de dupe?) en onzekerheid (hoe nu verder?) gaan een rol spelen. Dit wordt ook wel aangeduid als het zogenaamde Survivor Syndrome. De reorganisatie is achter de rug, maar het leed moet nog verwerkt worden. Begrijpelijk en heel belangrijk om te onderkennen.
Met de club die overblijft, moet u uiteindelijk de slag winnen. Laat de positieve gevolgen van de reorganisatie dan ook niet onderbelicht: het was een lastige tijd, maar wij gaan het samen redden. Vergeet niet waarom de reorganisatie uitgevoerd werd: om de toekomst te verbeteren. Probeer u daarom samen op de doelen voor de toekomst te richten.