Eine erfolgreiche Organisationsentwicklung lebt vom Input der Mitarbeitenden. Dafür braucht es Aufmerksamkeit, Zeit und Fachwissen – und das erst recht in großen Organisationen. Ein Beispiel ist das niederländische Ministerium für Inneres und Königreichsbeziehungen mit mehr als 10.000 Mitarbeitenden: Es nutzt die Mitarbeiterbefragungen von InternetSpiegel, um die Mitarbeitenden einzubinden. Willemijn Weijschede (Senior Policy Advisor) und Quinci Buijs (Executive Secretary) aus der Abteilung Personal & Organisation (P&O) des Ministeriums verrieten uns im Interview mehr.
Wie das niederländische Innenministerium Mitarbeitende einbindet
Koordination einer vielfältigen Organisation
Eine Vielzahl an Ebenen, Abteilungen und Teams machen das niederländische Ministerium für Inneres und Königreichsbeziehungen zu einer komplexen Organisation und schaffen besondere Rahmenbedingungen für interne Projekte. Weijschede erläutert: „Jeder Teil unserer Organisation ist einzigartig, mit eigenen Zielen und Arbeitsweisen. Diese Vielfalt ist großartig – sie macht es aber auch schwierig, mit allen Mitarbeitenden in Kontakt zu bleiben.“ Um zu verstehen, wie Mitarbeitende über ihre Arbeit denken, arbeitet das Ministerium seit Jahren mit Effectory zusammen und nutzt die Mitarbeiterbefragungen über InternetSpiegel. InternetSpiegel ist ein spezielles Befragungsinstrument für die öffentliche Verwaltung und Sicherheitsbehörden in den Niederlanden.
Die P&O-Abteilung des Ministeriums verwaltet die Befragungen. Weijschede erklärt: „Wir haben keinen direkten Kontakt zu den Mitarbeitenden, das übernehmen unsere HR-Manager. Jede Abteilung hat eine oder einen eigenen HR-Manager, der oder die in engem Kontakt mit den Teams steht.“ Buijs fügt hinzu: „Auf diese Weise bleiben wir – indirekt – mit allen Ebenen unserer Organisation verbunden.“
Freie Wahl der Befragungsthemen
Das Ministerium führt verschiedene Arten von Befragungen bei den Mitarbeitenden durch: unternehmensweite und abteilungsweite Befragungen. Alle zwei Jahre gibt es eine umfassende Befragung über die gesamte Organisation hinweg. Weijschede sagt: „Innerhalb der Abteilung P&O entscheiden wir über die Standardfragen für die Befragung. Zusätzlich dürfen die Abteilungen eigene Module zu wichtigen Themen wie Arbeitsbelastung, Inklusion und Karriereentwicklung hinzufügen. Damit tragen wir der Größe unserer Organisation Rechnung.“ Die Repräsentativität der Befragung wird in Absprache mit InternetSpiegel sichergestellt. Buijs fügt hinzu: „Nicht jeder Fragebogen passt überall. Denken Sie zum Beispiel an Mitarbeitende ohne digitale Kenntnisse. Wir verwenden verschiedene Arten von Befragungen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden ihre Erfahrungen teilen können.“
Neben der organisationsweiten Befragung gibt es flexible Befragungen für die Teams. Die Teilnahme an diesen Befragungen ist nicht verpflichtend. Weijschede erklärt: „Wir lassen den Mitarbeitenden die Wahl, ob sie teilnehmen oder nicht. Schließlich kann es auch anstrengend sein, an einer Befragung teilzunehmen und die Ergebnisse zu diskutieren, dessen sind wir uns bewusst.“ Buijs ergänzt: „Es muss Teil der Unternehmenskultur sein. Wir sehen, dass dies in unserem Ministerium der Fall ist. Wir ermutigen zur Teilnahme und betonen immer wieder, wie wichtig es ist, an Befragungen teilzunehmen. Das besprechen wir regelmäßig mit unseren HR-Managern.“
Ergebnisse regen offene Gespräche an
Diese Ergebnisse sind ein guter Ausgangspunkt, um Unternehmensrichtlinien zu überprüfen: Müssen wir Anpassungen vornehmen? Und wenn ja, wo?
Das übergeordnete Ziel der Mitarbeiterbefragung ist, mit den Ergebnissen weiterzuarbeiten. Die organisationsweit erhobenen Daten werden ausgewertet und anschließend internen Stellen, die etwa für Diversität und Inklusion oder hybrides Arbeiten zuständig sind, zur Verfügung gestellt. Weijschede sagt dazu: „Sie arbeiten mit den Ergebnissen, die zu ihrem Arbeitsbereich passen. Diese Ergebnisse sind ein guter Ausgangspunkt, um Unternehmensrichtlinien zu überprüfen: Müssen wir Anpassungen vornehmen? Und wenn ja, wo?“ Auch die HR-Manager bekommen Zugriff und entwickeln gemeinsam mit ihren Teams Maßnahmenpläne. Buijs merkt an: „Gemeinsam überprüfen sie die Ergebnisse auf Abteilungs- oder Teamebene und entwickeln Maßnahmen. Wir unterstützen das beratend.“
Das niederländische Ministerium für Inneres und Königreichsbeziehungen verwendet für die Mitarbeiterbefragungen den Work Experience Scan von InternetSpiegel, der auf dem Modell Job Demands & Resources (JDR) basiert.
Als Ergebnis aus den Befragungen werden konkrete Maßnahmen entwickelt und das bedeutet im ersten Schritt, Gespräche zu beginnen. Das Ministerium lernte in einem ‘Train the Facilitator’-Workshop, wie man die Ergebnisse der Befragung diskutiert.
Der ‘Train the Facilitator’-Workshop wird von InternetSpiegel und Effectory organisiert. Hier lernen interne Beratende und Manager, wie sie Ergebnisse einer Befragung mit ihren Teams besprechen. Außerdem bekommen sie Werkzeuge und Anregungen für die Nachbereitung.
Weijschede erklärt: „Ohne diese Gespräche sind die Ergebnisse nur Daten – und die sind für die meisten Mitarbeitenden nicht besonders aussagekräftig. Wir nutzen die Ergebnisse als Ausgangspunkt für Diskussionen, denn wir sehen: Wenn man miteinander spricht, fühlen sich die Mitarbeitenden gehört, und es können Ideen für Verbesserungsmöglichkeiten entstehen.“ Um die HR-Manager bestmöglich zu unterstützen, hat die Abteilung P&O verschiedene Handbücher für die einzelnen Themen erstellt.
Die Ergebnisse werden innerhalb der Organisation aktiv genutzt. Die HR-Manager arbeiten gemeinsam mit den Ergebnissen.
Ein Blick in die Zukunft
Das Ministerium führt alle zwei Jahre eine organisationsweite Befragung aller Mitarbeitenden durch, die letzte war im Jahr 2023. Zusätzlich nutzen sie laufend den „Exit Monitor“. Weijschede sagt: „Das bedeutet nicht, dass wir im laufenden Jahr nichts tun. Vergangenes Jahr hat sich der Vorstand auf Diversität und Inklusion konzentriert, diese Themen beschäftigen uns weiter. Die Mitarbeitenden in den Abteilungen können zudem an verschiedenen Pulsbefragungen teilnehmen. Diese sind zwar optional, erlauben es aber, eingehende Untersuchungen durchzuführen und Fortschritte zu verfolgen.“
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