Overweegt u om een medewerkersonderzoek uit te voeren? Een goed idee. Hiermee krijgen uw medewerkers de mogelijkheid om via een officieel kanaal mee te denken over het verbeteren van uw organisatie. Maar hoe kan een medewerkersonderzoek het beste opgezet worden? Een introductie voor een succesvol traject, waarbij de resultaten echt worden omgezet in verbeteracties!
Uw onderzoeksresultaten niet in de onderste la
Tien jaar geleden werd in een medewerkersonderzoek doorgaans slechts de tevredenheid van werknemers gemeten. Hoewel tevredenheid tegenwoordig nog steeds een belangrijk aspect is binnen veel onderzoeken, is het huidige medewerkersonderzoek qua opzet veel rijker van aard. Nu wordt bijvoorbeeld ook onderzocht hoe het zit met de motivatie, de betrokkenheid, de vitaliteit en de productiviteit van de medewerkers. Zie het als een soort röntgenfoto van uw organisatie, genomen vanuit het gezichtspunt van de medewerkers.
Onderdeel bedrijfsvoering
Een medewerkersonderzoek wordt steeds minder puur instrumenteel ingezet. Onderzoeken zijn onderdeel van een organisatiebreed beleid waarin medewerkers actief worden betrokken bij het signaleren van verbeterpotentieel (een vorm van sociale innovatie). Een goed onderzoek levert een scherp inzicht op over wat er in de organisatie aan de hand is. Is er ergens onvrede over het werk of over de arbeidsvoorwaarden? Is op sommige plekken de werkdruk te hoog? De leidinggevende niet capabel? De werksfeer niet in orde? Waar gaat het juist goed en wat kunnen anderen daarvan leren? Dit is waardevolle stuurinformatie voor het bestuur, de HR-professional, de lijnmanager; kortom voor alle medewerkers. Door de anonimiteit van het onderzoek komt immers boven tafel wat er écht leeft in de organisatie.
Op naar concrete verbeteracties
Aan de slag gaan met deze resultaten is de volgende stap. En hier gaat het helaas nog steeds regelmatig mis. Vaak worden de resultaten nog wel gedeeld binnen een organisatie, maar verdwijnen deze vervolgens onderin in de spreekwoordelijke la. Omdat niemand zich verantwoordelijk voelt of de resultaten niet herkenbaar worden gevonden. Zonde! Een medewerkersonderzoek is uiteraard pas effectief als er iets met de resultaten gebeurt. Dat begint al in de voorbereiding. Waar kunt u op letten?
- Voer het onderzoek in de eerste plaats uit onder ȧlle medewerkers. Dit is beter dan werken met een steekproef, al lijkt deze nog zo representatief. Hiermee creëert u optimaal draagvlak.Het is van levensbelang om groepen te onderscheiden in het onderzoek (meestal zijn dit afdelingen). Anders is nooit te zeggen waar in de organisatie een bepaald probleem voorkomt en worden de resultaten, zeker in grote organisaties, onherkenbaar voor individuele personen.
- Het is belangrijk dat de lengte van de vragenlijst beknopt blijft. Zo blijft het invullen voor de medewerkers leuk en interessant en ontvangt u uiteindelijk geen overdaad aan resultaten. Een aantal van 80 à 90 vragen (ongeveer dubbelgevouwen A3-tje) geldt vaak als psychische bovengrens. Meer vragen leveren vaak niet meer bruikbare informatie op: kwaliteit gaat boven kwantiteit. Meer over de voorbeeld vragenlijst.
- Hoe worden de resultaten gepresenteerd aan de organisatie? Komt er een rapport of presentatie, of allebei? Duidelijk leesbare conclusies per afdeling zijn een vereiste. Als een afdeling zich niet herkent in de resultaten, omdat deze alleen voor het management te begrijpen zijn, gebeurt er namelijk niets mee. Andersom geldt hetzelfde: het management moet het totaalplaatje kunnen zien, om de juiste conclusies te kunnen trekken.
- Knelpunten moeten worden omgezet in concrete acties. Maak duidelijke afspraken over de aanpak bijvoorbeeld: de top 3 verbeterpunten uit het onderzoek wordt binnen drie maanden uitgewerkt. Wijs verantwoordelijken aan die de actiepunten oppakken.
- Communiceer! Zijn uw medewerkers eenmaal aan de slag met de verbeterpunten, zorg dan dat de voortgang en belangrijke tussentijdse resultaten worden gedeeld. In ieder geval met de betrokken teams, en met het management. Iedereen in de organisatie ziet ook echt dat er iets gebeurt met de resultaten van het onderzoek. Zo verstevigt u het draagvlak onder u mensen en werkt u doorlopend aan het verbeteren van uw organisatie.
Tot slot…
Vergeet niet om het traject na afloop te evalueren en om af te spreken op welke termijn het opnieuw uitgevoerd wordt. Zonder vervolgmeting kunnen verbeterpunten immers niet gemeten worden. Een jaarlijkse of tweejaarlijkse herhaling van het onderzoek is reëel. Vier behaalde successen! Hiermee enthousiasmeert u medewerkers om bij een volgend onderzoek opnieuw samen aan de slag te gaan!