Exacts Mitarbeiterengagement-Erfolgsgeschichte

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Exact bietet cloudbasierte Geschäftssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Buchhaltungsfirmen. Seit seiner Gründung 1984 ist das Unternehmen auf 1850 Mitarbeiter angewachsen. Es entwickelt und verbessert Produkte, die 550 000 Verwaltungen und mehr als 10 000 Buchhaltungsfirmen vor allem in den Niederlanden und Belgien nutzen. 

Als Anbieter, der selbst Lösungen zur Organisation von Geschäftsdaten entwickelt und Echtzeitdaten liefert, mit denen Firmen informierte Entscheidungen treffen können, lag für Exacts Personalabteilung nahe, dass sie auch für ihre Personalstrategie einen datengestützten Ansatz brauchen würden. 

Das Unternehmen war deshalb auf der Suche nach einem Werkzeug, mit dem es leicht und sicher Einblicke in die eigene Belegschaft gewinnen könnte, um diese Daten als Grundlage für seine künftige strategische Ausrichtung heranzuziehen. Schließlich entschied sich das Unternehmen für Effectory, weil dieser Anbieter alle gewünschten Ansprüche erfüllt: 

1. zuverlässige Daten 

2. Branchen-Benchmarks 

3. benutzerfreundliche Bedienung 

Engagierte Mitarbeiter als Herzstück der Arbeitgebermarke 

Exact führte kürzlich eine Arbeitgeber-Markenkampagne ein, die Mitarbeiter als 3D-Avatare zeigt. Die Kampagne nutzt Plakatwerbung – unter anderem auf einem Personenzug im Exact-Design, der zwischen Delft und Scheveningen verkehrt. Die Kampagne wird online weitergeführt. Sie soll einen der zentralen Firmenwerte demonstrieren: Exact ist offen für alle. Das Software-Unternehmen will vielfältige neue Talente anziehen und vermitteln, dass es echte Entwicklungschancen bietet. 

Die Effectory-gestützten Mitarbeiterumfragen sind Teil ihrer Mission, ein Unternehmen zu werden, bei dem die Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen und jeder Gelegenheit erhält, die beste Version seiner selbst hervorzubringen. Bis 2019 hatte Exact keinen Umfrageanbieter mit an Bord, aber wie Jacqueline van den Berg, Leiterin für Personaldaten, -prozesse und -technologie, es ausdrückt, „verändert sich das Personalwesen hin zu datengestützten Teams“. Exact wollte hier an vorderster Front dabei sein und begann, eNPS-Umfragen durchzuführen. Exacts Personalleiter Florien de Nijs erklärt dazu: „Wir wollten zeigen, dass wir aufrichtig daran interessiert sind, was unsere Mitarbeiter zu sagen haben.“

Das hybride Arbeitsmodell, das künftig die Arbeitsweise im Unternehmen bestimmt, wurde nicht allein vom Management entwickelt, sondern berücksichtigte von Anfang an den Input aller Mitarbeiter. Anhand der Effectory-Umfragen fand Exact heraus, dass verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter unterschiedliche Bedürfnisse und Erfahrungen haben. 

Hieraus entwickelt das Unternehmen einen Ansatz, bei dem die Mitarbeiter Vereinbarungen auf Grundlage dessen treffen, was für sie als Team funktioniert. Ein weiteres Programm, das Exact dank des Mitarbeiterfeedbacks auf den Weg bringen konnte, ist eine Mitarbeiter-Führungsschulung. Führungskräfte durchlaufen hier vier Lernpfade, die ihnen helfen, eigene Fähigkeiten und Visionen weiterzuentwickeln.

Von jährlichen Umfragen zu kontinuierlichem Zuhören 

Nachdem das Unternehmen Effectory an Bord brachte, führte es zunächst eine jährliche Umfrage mit 80 Fragen ein. Mit dem Beginn der COVID-19-Pandemie wechselte Exact zu kürzeren Pulse-Umfragen, die vier Mal jährlich stattfinden. 

Wenn man die Leute anregen will, Feedback abzugeben, sollten Umfragen mühelos sein und nicht zu viel Zeit kosten. 

Florien de Nijs

Das Unternehmen ist überzeugt, dass die Mitarbeiterstrategie nicht nur in der Personalabteilung erdacht werden sollte. Florien drückt das wie folgt aus: „Statt neben unseren Mitarbeitern zu stehen, wollen wir ein Teil von ihnen sein. Deshalb entscheidet die Stimme unserer Leute, was auf unserer Agenda steht. Es liegt an unseren Mitarbeitern, ob wir ein ‚Spitzenarbeitgeber‘ sind und die richtigen Entscheidungen treffen.“ Dank regelmäßigerer Mitarbeiterumfragen hat die Personalabteilung einen besseren Überblick, was gut klappt und wo Verbesserungen nötig sind. 

Sichtbare Auswirkungen von Mitarbeiterfeedback 

Exact hat eine interne Kommunikation eingeführt, die das Unternehmen selbst als „ausdrucksstark und transparent“ bezeichnet. Schließlich sind ehrliche Kommunikation und das klare Formulieren von Erwartungen entscheidend, wenn es darum geht, das Feedback intern zu vermitteln. 

Damit möglichst viele Mitarbeiter teilnehmen und auf diese Weise für repräsentative Daten sorgen, sind das Timing und der Prozess zentral – ebenso wie das Einbinden von Managern, denn diese können Mitarbeiter anregen, Umfragen auszufüllen. Wenn sie dann nach der Erhebung auf Handlungspunkte aus der Umfrage eingehen, stellen sie unter Beweis, dass die Mitarbeiter mit ihrer Meinung einen echten Unterschied machen. So wird der Prozess des kontinuierlichen Zuhörens glaubwürdig. 

Dank Effectory wird Feedback in Daten verwandelt, die die Personalabteilung und das Management auf Bereiche hinweisen, die ihrer Aufmerksamkeit bedürfen. Mit der Zeit entwickeln Unternehmen dadurch ein tieferes Verständnis von Trends und betrieblichen Abläufen, das sie im Rahmen informeller Feedbackverfahren kaum in Erfahrung bringen könnten. 

Wir bringen immer zum Ausdruck, dass wir gehört haben, was Ihr gesagt habt. Das hier sind die Entscheidungen, die wir anhand dieses Feedbacks getroffen haben.

Florien de Nijs

Die Handlungspunkte, die aus der Analyse der Daten stammen, sind nicht nur für die Personalabteilung gedacht. Bei Exact nehmen alle Abteilungen die Umfrageergebnisse sehr ernst, setzen sich mit den Antworten auf die offenen Fragen auseinander und erarbeiten Maßnahmen, um sie anzusprechen. Jacqueline bezeichnet die Feedback-Strategie deshalb als „unternehmensweites Projekt“. 

Florien ergänzt: „Wir wollten all die negativen Assoziationen vermeiden, die den Leuten bei Feedback und Umfragen sonst in den Sinn kommen. Es geht wirklich darum, die Belegschaft zu stärken und etwas aus diesen Informationen zu machen. Es bleibt nicht dabei, ein paar Felder anzukreuzen und so weiterzumachen wie bisher.“ 

Beim Umgang mit Mitarbeiterfeedback geht es natürlich nicht nur darum, Dinge zu ändern, sondern auch, bewährte Verfahren fortzusetzen. „Wir haben festgestellt, dass unsere Mitarbeiter wirklich unsere Transparenz sowie die Schulungsprogramme, die wir anbieten, zu schätzen wissen“, erklärt Florien. 

Mitarbeitern Gehör schenken, um künftige Personalherausforderungen zu meistern 

Langfristig schaut sich Exacts Personalabteilung das Mitarbeitererlebnis als Ganzes an und überlegt, was verbessert werden könnte. 

Im letzten Jahr hat das Unternehmen eine Reihe neuer Werte eingeführt, die Mitarbeiter innerhalb der Organisation anleiten. Kurz darauf wurde dann eine interne Umfrage durchgeführt, um zu erfahren, ob die Mitarbeiter die Werte wiedererkennen und im Arbeitsalltag erleben. Mit künftigen Umfragen soll weiter nachgefasst werden, um sicherzugehen, dass das Unternehmen in der Praxis lebt, was es sich auf die Fahnen geschrieben hat. 

Wir wollen innovativ sein und unsere Software und Werkzeuge weiterentwickeln. Alles sollte nur einen Klick entfernt, schnell und sicher sein.

Florien de Nijs

Eine aktuelle Herausforderung ist der Kampf um Talente – insbesondere um Entwickler und Softwareingenieure. Deshalb muss Exacts Narrativ rund um Mitarbeiterengagement so überzeugend wie möglich sein. Eine Möglichkeit, um Talente für das Unternehmen zu gewinnen, besteht darin, Exact zu einem Ort zu machen, an dem Mitarbeiter sich weiterentwickeln und neue Fähigkeiten erwerben können. 

Florien präzisiert: „Einer unser Werte ist, dass wir ‚immer dazulernen‘ sollten. Wir entwickeln also eine Lernkultur, aber eine Kultur, in der das Lernen nicht bloß aus Schulungen besteht. Wir wollen eine Kultur schaffen, in der kontinuierliches Feedback, Coaching unter Kollegen und andere Lernweisen im Arbeitsalltag genauso wichtig sind wie formelle Weiterbildungsprograme.“

Ein Partner für die Mitarbeiterbefragung, der einfach funktioniert 

Bezüglich Effectory erklärt Florien, dass es dem Unternehmen bei der Auswahl eines Umfragewerkzeugs um die Benutzerfreundlichkeit ging. „Es geht auch um Benchmarks, und Effectory hat im Vergleich zu seinen Wettbewerbern wirklich gute Benchmark-Daten.“ Für Jacqueline ist das Erscheinungsbild des Tools wichtig – und Effectory erlaubt dem Unternehmen, Mitteilungen wie auch Inhalten die unternehmenseigene Stimme zu verleihen. 

„Der wichtigste Faktor, dass wir uns für Effectory statt für einen anderen Anbieter entschieden haben, war aber letztendlich die Verlässlichkeit der Daten, die wir von Mitarbeitern erfassen“, so Jacqueline weiter. „Außerdem bietet Effectory qualifizierte Berater, die uns dabei unterstützen, mit dem Feedback zu arbeiten.“ 

Florien fasst es so zusammen: „Wenn man keine Zuhörkultur hat, entgehen einem viele wichtige Informationen. Der Trick ist, es nicht zu kompliziert zu machen. Das Wichtigste ist, mit den Umfragen einfach loszulegen und auf dem Weg dazuzulernen. Letztendlich trägt das Mitarbeiterfeedback dazu bei, die Agenda des Unternehmens zu bestimmen, und sorgt so für mehr Mitarbeiterengagement.“