Coronacrisis: thuiswerken is nog wennen

• Facebook
• X
• Linked In

De coronacrisis laat zich gelden. Vooral in de zorg, waar van medewerkers het uiterste wordt gevraagd. Andere sectoren hebben te maken met terugvallende inkomsten en grote onzekerheid. Daarbovenop speelt in alle organisaties met kenniswerkers de vraag, of medewerkers op afstand voldoende productief kunnen zijn.

Optimaal crisismanagement

Organisaties willen weten of medewerkers de juiste technische middelen hebben, adequaat kunnen samenwerken met collega’s, voldoende weten wat er van hen wordt verwacht en een thuissituatie hebben die het mogelijk maakt om op afstand hun werk te doen. 

Pulsemetingen bieden organisaties snel aanknopingspunten om medewerkers tijdens de coronacrisis te ondersteunen. Speciaal voor dit doel ontwikkelde Effectory de COVID-19 Workforce Pulse.Daarmee meten organisaties wekelijks hoe het is gesteld met het moreel van medewerkers, of ze productief kunnen werken en waar kansen voor het bedrijf liggen. Effectory stelt dit onderzoek tot 1 mei gratis beschikbaar aan organisaties.

Elke week actueel inzicht

Organisaties kunnen dankzij pulsemetingen onmiddellijk actie ondernemen, daar waar dat het meest nodig is. Ook wordt duidelijk op welke punten de organisatie goed presteert. COVID-19 Workforce Pulse-metingen vinden frequent plaats, zoals eens per week. Daardoor hebben organisaties altijd actueel inzicht. Ook kunnen ze zien hoe de situatie zich ontwikkelt en of acties het juiste effect hebben.

Case study: Effectory COVID-19 Workforce Pulse

Effectory heeft inmiddels haar eerste COVID-19 Workforce Pulse achter de rug. We willen de resultaten graag met je delen, om te laten zien wat jouw organisatie kan verwachten van deze scan.

Ontvang de best gelezen artikelen in je inbox

Schrijf je in voor de Effectory nieuwsbrief en ontvang de meest gelezen HR-artikelen en de nieuwste whitepapers.

Inschrijven

Concrete actiepunten naar aanleiding van de pulse scan

De eerste COVID-19 Workforce Pulsemeting geeft Effectory praktische aanknopingspunten voor gerichte actie, zegt HR Projects & Change Manager Marloes Odenkirchen van Effectory.

Actiepunt 1: Betere toegang tot interne software voor thuiswerkers

Ruim zestig procent van de Effectory-medewerkers gaf in de eerste pulse meting aan problemen te hebben met de toegang tot het organisatienetwerk. Dit bleek ook uit de open antwoorden.

Inmiddels heeft het ICT-team een workaround ontwikkeld, die getest is door een testgroep. Odenkirchen: “Die bestaat uit tien medewerkers uit de functiegroep die het meest onder de situatie leed. Ze leggen nu vanaf hun laptop een directe verbinding met een server op kantoor. Volgens de testgroep werkt deze oplossing uitstekend. We gaan deze oplossing nu stap voor stap binnen de hele organisatie uitrollen en steeds monitoren hoe het gaat.”

Actiepunt 2: meer richting bieden aan thuiswerkende medewerkers

De eerste COVID-19 Workforce Pulse-meting liet zien dat ruim tien procent van de medewerkers zijn of haar werkdruk als te laag ervaart. Uit de open antwoorden blijkt daarnaast dat medewerkers zich graag willen inzetten voor de organisatie, alleen dat ze niet altijd weten hoe. Odenkirchen: “Medewerkers vragen zich af hoe ze het beste kunnen bijdragen en hoe ze eventueel vrijgekomen tijd kunnen in zetten.”

Om die reden gaat het leiderschapsteam meer richting geven voor de komende maanden. “Op welke doelstellingen, die minder afhankelijk zijn van lopende zaken, gaan we ons nu focussen? We willen in deze situatie vooruitgang boeken, zodat we straks klaar staan met innovaties. Er komt een intern online overzicht van alle projecten en taken die iedereen kan oppakken om deze doelstellingen te behalen. Zo weten collega’s goed hoe ze verder kunnen bijdragen gedurende deze periode.”

In komende pulsemetingen wil de organisatie bovendien sociale innovatie inzetten. Odenkirchen: “We willen medewerkers om ideeën vragen. Welke kansen zien medewerkers waarop Effectory kan inspelen? Hoe kunnen we deze periode inzetten om ons product en dienstenaanbod te vernieuwen? En op welke manieren kunnen we de maatschappij in deze moeilijke tijden ondersteunen?”

Actiepunt 3: ouders geruststellen

Het COVID-19 Workforce Pulse-dashboard laat zien dat ongeveer vijftien procent van de Effectory-medewerkers moeite heeft om vanuit huis werk te verzetten, doordat hun kinderen veel aandacht vragen.

“We hebben van het begin af aan benadrukt dat we ons bewust zijn dat we niet dezelfde resultaten en inspanningen kunnen verwachten in deze periode”, zegt Odenkirchen. “We vragen medewerkers om eerlijk te zijn hierover en een realistische schatting te maken van de hoeveelheid werk die zij vanuit huis kunnen verzetten. We hebben begrip voor ieders thuiswerksituatie.” Ook de komende weken wil Effectory dat blijven benadrukken, in het contact met teams en in de dagelijkse updates per mail.

Actiepunt 4: stressmanagement

Veel Effectory-medewerkers maken zich grote zorgen over de coronacrisis, zo blijkt uit de resultaten van de eerste COVID-19 Workforce Pulse-meting. 

“Door het thuis werken vervaagt daarnaast de grens tussen werk en privéleven”, zegt Odenkirchen. “Het is heel verleidelijk om aldoor maar door te werken, ook ‘s avonds. Ook dat maakt het moeilijk om tot rust te komen.” Sinds deze week verzorgt de organisatie daarom dagelijks yogasessies en tweewekelijkse meditaties. Ook de komende weken gaat Effectory hieraan vasthouden. “Daarnaast willen we via onze dagelijkse update tips geven over hoe collega’s gelukkig en gezond blijven tijdens hun thuiswerksituatie. Zo willen we onder meer tips delen over hoe medewerkers het thuis aangenaam kunnen maken. Ook willen we hen aanmoedigen om voldoende privétijd in te plannen, zodat medewerkers voelen dat die ruimte er ook is.”

Actiepunt 5: Virtuele gezelligheid

Odenkirchen: “In de open antwoorden zagen we een aantal maal voorbijkomen dat mensen zich een beetje eenzaam beginnen te voelen. Sociale bijeenkomsten zijn een belangrijk onderdeel van onze organisatiecultuur. Die vallen nu helemaal weg, naast alle privégelegenheden die niet doorgaan. Daardoor ervaart eigenlijk elke medewerker inmiddels een grote behoefte aan virtuele gezelligheid. Mensen waren daardoor super blij met de virtuele bedrijfsborrel die we vrijdagavond georganiseerd hebben.”

Om deze reden heeft Effectory een virtuele lunchhoek ingericht, tussen 12:00 en 13:00 ‘s middags. Tussen 16:00 en 16:30 is er een thee- en koffiecorner. “Daarnaast zijn er allerlei spontane initiatieven van collega’s om foto’s te delen van hun werkplek en #challenges waar teams met video’s worden uitgedaagd om iets te delen.”

Goed crisismanagement zorgt voor stijging betrokkenheid

De betrokkenheid van Effectory-medewerkers steeg van 7,6 in januari naar 8.6 in de derde week van maart. Uit de survey blijkt dat dit het gevolg is van het crisismanagement en de crisiscommunicatie van Effectory.

Odenkirchen: “Vanaf het begin van de corona crisis hebben we eerder te veel aan communicatie gedaan over de te nemen beslissingen en gevolgen, dan te weinig. Vertrouwen is hier het belangrijkste uitgangspunt. We blijven normaal en menselijk met iedereen omgaan. Ook houden we de lijnen met medewerkers open. Het leiderschapsteam en HR hebben veel virtuele check-ins met teams. Ook doen we vanaf nu elke week een pulsemeting. Los daarvan staan we altijd open voor feedback via andere kanalen.”

Dit beleid wordt weerspiegeld in de resultaten van de eerste COVID-19 Workforce Pulse-meting. Medewerkers geven daarin aan dat zij tevreden zijn over hoe Effectory de huidige crisissituatie managet: zij geven daarvoor een score van 9,4.

Medewerkers hebben hoofd minder bij het werk

De bevlogenheid van medewerkers is gedaald tot 7,1, zo blijkt uit het COVID-19 Workforce Pulse-dashboard. In januari was die nog 7.7.

Odenkirchen: “Dat is een logisch gevolg van de huidige situatie. Tijdens crisissen zoals deze denken mensen na over wat er belangrijk is in het leven. Niets is zo belangrijk als de gezondheid van onszelf en onze naasten. Ook kijken mensen nu hoe ze een bijdrage leveren aan de maatschappij.”

Effectory wil de bevlogenheid de komende periode wel in de gaten blijven houden. “Deze moet niet verder dalen.”

Goed voor elkaar zorgen

Odenkirchen: “We willen goed voor elkaar blijven zorgen. Over andere organisaties hoor ik, bijvoorbeeld via de partners van collega’s, soms ook andere dingen. Ze zetten medewerkers bewust of onbewust onder druk, omdat de organisatie zelf onder druk staat. Wij proberen juist vertrouwen te geven aan onze medewerkers en een gevoel van samenhorigheid te creëren. Ik hoop dat andere organisaties ook vertrouwen en rust kunnen geven aan hun medewerkers in een tijd die voor iedereen zorgwekkend en nieuw is.”

Effectory COVID-19 Workforce Pulse

Leer van week tot week welke impact COVID-19 heeft op jullie organisatie. De COVID-19 Workforce Pulse is gebaseerd op een set van 20 relevante vragen. Je kunt zelf bepalen wanneer je deze pulsemeting wilt doen. Verzending naar deelnemers gebeurt automatisch. Op dezelfde dag dat de pulsemeting sluit, ontvang je de online resultaten. Je hebt zo inzicht in de 4 belangrijkste verbeterpunten voor jouw organisatie tijdens de COVID-19 pandemie. Ook krijg je inzicht in de drivers voor succesvolle samenwerking en productiviteit. Beschikbare thema’s in de COVID-19 Workforce Pulse zijn:

• De (crisis-)communicatie vanuit het bedrijf
• Persoonlijk welzijn van de medewerker (fysiek, baanzekerheid, toekomst organisatie)
• Werken op afstand (communicatiestructuur, contact met klanten en team, technologie)
• Werkdruk en werkbeleving
• Nieuwe kansen voor de organisatie

Aangepaste scan voor de zorg

Speciaal voor medewerkers met vitale functies in de zorg, is er een aangepaste scan. Dit is een ultrakorte vragenlijst die medewerkers snel op hun smartphone kunnen invullen. Organisaties kunnen er toch mee naar hun medewerkers luisteren, ook onder deze zware omstandigheden, en zo de essentiële feedback ophalen.

Management in tijden van crisis

Lees ook: 9 managementlessen uit andere crises en tips om thuiswerkers betrokken en productief te houden.

Ontdek alles over onze oplossingen in de demo

Wil je meer weten én zien van onze feedbacktools? Vraag een demo aan.

Aanvragen